Was kostet Personalvermittlung? Provision, Festpreis und die versteckten Kosten

Das Provisionsmodell: Der Marktstandard und seine Logik

Die meisten Personalvermittler und Headhunter in Deutschland rechnen erfolgsabhängig ab. Fällig wird das Honorar, sobald der vermittelte Kandidat den Arbeitsvertrag unterschreibt. Die Höhe bemisst sich am Jahresbruttogehalt der Position, üblich sind 20 bis 30 Prozent, bei Führungskräften und im Executive Search auch 33 Prozent und mehr. Manche Anbieter rechnen zusätzlich Bonuszahlungen, Dienstwagen oder das 13. Gehalt in die Bemessungsgrundlage ein.

Ein Rechenbeispiel: Sie suchen eine Bilanzbuchhalterin mit 55.000 € Jahresgehalt. Bei 25 Prozent zahlen Sie 13.750 € Honorar. Für einen Softwareentwickler mit 75.000 € sind es 18.750 €. Für eine Pflegedienstleitung mit 60.000 € zahlen Sie 15.000 €. Der Aufwand des Vermittlers – Anforderungsprofil, Direktansprache, Gespräche, Koordination – ist in allen drei Fällen vergleichbar. Das Honorar ist es nicht.

Die Logik dahinter stammt aus einer Zeit, in der Vermittler vor allem Führungskräfte gesucht haben und das Gehalt als grober Indikator für die Schwierigkeit der Suche galt. Für Fachkräfte im Mittelstand stimmt dieser Zusammenhang längst nicht mehr: Ein Anlagenmechaniker SHK ist heute schwerer zu finden als mancher Abteilungsleiter, verdient aber deutlich weniger.

Weitere Kostenmodelle im Überblick

Retainer und Executive Search

Bei der Suche nach Geschäftsführern oder Bereichsleitern arbeiten Personalberatungen häufig mit einem Retainer: Ein Drittel des erwarteten Honorars wird bei Auftragserteilung fällig, ein Drittel bei Vorlage der Kandidatenliste, der Rest bei Einstellung. Das Honorar liegt meist bei 30 bis 35 Prozent des Zieljahresgehalts, bei sechsstelligen Gehältern also schnell bei 40.000 € und mehr. Für Fachkräfte ist dieses Modell überdimensioniert.

Zeitarbeit und Arbeitnehmerüberlassung

Zeitarbeit ist keine Vermittlung, wird aber oft damit verglichen. Sie zahlen einen Stundenverrechnungssatz, der je nach Qualifikation beim 1,8- bis 2,5-fachen des Bruttostundenlohns liegt. Auf ein Jahr gerechnet ist das teurer als jede Vermittlung, dafür flexibel. Will man den Mitarbeiter übernehmen, wird häufig eine zusätzliche Übernahmegebühr fällig.

Stellenanzeigen und eigenes Recruiting

Eine Anzeige auf einer großen Jobbörse kostet zwischen 800 und 1.500 € für 30 Tage. Das klingt günstig, ist es aber nur, wenn sich jemand bewirbt. In Engpassberufen – Handwerk, Pflege, Steuerberatung, IT – erreichen Stellenanzeigen vor allem Menschen, die aktiv suchen. Das ist eine Minderheit. Dazu kommen die internen Kosten: Wer Bewerbungen sichtet, Gespräche führt und Absagen schreibt, tut in dieser Zeit nichts anderes. Bei drei bis vier Anzeigenrunden ohne Ergebnis übersteigen die Gesamtkosten eine Vermittlung schnell – ohne dass die Stelle besetzt ist.

Die versteckten Kosten einer unbesetzten Stelle

Die teuerste Variante ist die, die in keiner Rechnung auftaucht: die Vakanz selbst. Eine unbesetzte Fachkraftstelle kostet nach gängigen Schätzungen zwischen einem halben und einem ganzen Monatsgehalt pro Monat – durch entgangene Aufträge, Überstunden im Team, verschobene Projekte und im schlimmsten Fall durch Kündigungen der Kollegen, die die Mehrarbeit auffangen. Ein Betrieb, der eine Servicetechniker-Stelle sechs Monate offen hat, hat damit oft mehr verloren als jedes Vermittlungshonorar gekostet hätte.

Deshalb ist die Frage „Was kostet Personalvermittlung?“ nur die halbe Frage. Die ganze lautet: Was kostet es mich, die Stelle noch drei Monate länger nicht zu besetzen?

Das Festpreismodell: Ein Preis je Position

Beim Festpreis zahlen Sie ein Honorar je zu besetzender Position, unabhängig vom Gehalt. Bei BRO Recruiting beginnt der Festpreis bei 4.999 € netto. Für die Bilanzbuchhalterin aus dem Beispiel oben zahlen Sie damit statt 13.750 € einen Festpreis – die Ersparnis liegt bei mehreren tausend Euro, und sie wächst mit jedem Euro Gehalt, den die Position bietet.

Der Festpreis verändert auch die Zusammenarbeit. Weil unser Honorar nicht vom Gehalt abhängt, haben wir kein Interesse daran, das Gehalt hochzuverhandeln. Und weil wir am Erfolg gemessen werden, nicht an der Zahl der vorgestellten Profile, geben wir eine Einstellungsgarantie*: Wir suchen, bis Sie eingestellt haben.

Wann sich welches Modell lohnt

Das Provisionsmodell kann sinnvoll sein, wenn Sie eine Position mit sehr niedrigem Gehalt besetzen und ein Vermittler bereit ist, dafür zu arbeiten – in der Praxis nehmen viele Vermittler solche Aufträge nicht an. Executive Search lohnt sich für Geschäftsführung und Vorstand, wo Diskretion und ein sehr enges Kandidatenfeld den Preis rechtfertigen. Für alle Fach- und Führungskräfte dazwischen – vom Steuerfachangestellten bis zur Bauleiterin, vom Kfz-Meister bis zum IT-Administrator – ist der Festpreis das Modell mit der klarsten Rechnung: Sie wissen vor Auftragserteilung, was die Besetzung kostet. Nicht ungefähr, sondern auf den Euro.

Häufige Fragen zu den Kosten

Ist ein Vermittlungshonorar steuerlich absetzbar?

Ja, Kosten für Personalvermittlung sind Betriebsausgaben und mindern den Gewinn. Sprechen Sie im Detail mit Ihrem Steuerberater.

Zahle ich auch, wenn keine Einstellung zustande kommt?

Beim klassischen Provisionsmodell fällt ohne Einstellung kein Honorar an. Beim Festpreis von BRO Recruiting wird das Honorar in Raten fällig – die Einstellungsgarantie* sorgt dafür, dass wir bis zur Besetzung weitersuchen. Was genau gilt, steht in Ihrem Angebot.

Wie erfahre ich, was meine Position konkret kostet?

Im kostenlosen Erstgespräch nennen wir Ihnen den Festpreis für Ihre Vakanz – ohne Verpflichtung. Oder Sie nutzen vorab unseren Honorarrechner.

* Details zur Einstellungsgarantie regelt § 5 unserer AGB.